SETUP GUIDE
管理者セットアップ手順
新しいGoogleスプレッドシートを作るところから、Apps Scriptへのコード登録、初期セットアップ、ウェブアプリのデプロイ、利用者URLの発行までを順番に説明します。
1. 準備
管理者用のGoogleアカウントを決めます
このアカウントがスプレッドシート、Apps Script、生成PDFの所有者になります。運用中に失効しにくいアカウントを使用してください。
新しいGoogleスプレッドシートを作ります
このスプレッドシートが日報データベースになります。分かりやすい名前を付け、一般利用者には共有しません。
［拡張機能］→［Apps Script］を開きます
スプレッドシートに紐づくコンテナバインドスクリプトが作成されます。スタンドアロンのプロジェクトではなく、必ず対象スプレッドシートから開いてください。
2. 3ファイルをApps Scriptへ登録する
Code.gsを貼り付けます
最初からあるスクリプトファイルの内容をすべて削除し、Code.gsのコードを貼り付けます。スクリプト上の表示名は「コード.gs」でも動作します。
HTMLファイル index を追加します
左側の「＋」からHTMLファイルを追加し、名前を index にします。作成された index.html へ利用者画面のコードを貼り付けます。
HTMLファイル admin を追加します
同じ手順でHTMLファイルを追加し、名前を admin にします。作成された admin.html へ管理画面のコードを貼り付けます。
タイムゾーンを確認して保存します
Apps Scriptの［プロジェクトの設定］でタイムゾーンを確認します。日本で運用する場合は Asia/Tokyo にし、3ファイルを保存します。
3. 初期セットアップと権限承認
スプレッドシートへ戻って再読み込みします
上部メニューに［業務日報］が追加されます。表示されない場合はApps Scriptを保存し、スプレッドシートをもう一度再読み込みしてください。
［業務日報］→［初期セットアップを実行］を選びます
「日報」「ユーザー」「PJ」「設定」「ログ」の各シートが作成され、列と書式が整えられます。
Googleの権限を承認します
初回はスプレッドシート、Google Drive、Googleカレンダーなどへのアクセス許可が求められます。管理者自身のアカウントで内容を確認して許可します。
4. ウェブアプリとしてデプロイする
Apps Scriptで［デプロイ］→［新しいデプロイ］を開きます
「種類の選択」で「ウェブアプリ」を選びます。
実行者とアクセス範囲を設定します
| 項目 | 設定 |
|---|---|
| 実行するユーザー | 自分 |
| アクセスできるユーザー | 全員（匿名ユーザーを含む）に相当する選択肢 |
表示文言はアカウントやGoogleのUIによって多少異なる場合があります。組織ポリシーで匿名アクセスが選べない環境では、個人Gmailを含む運用はできません。
デプロイして /exec URLをコピーします
テスト用の /dev URLではなく、デプロイ済みの /exec URLを使います。/dev はスクリプト編集権限を持つユーザー向けの開発用です。
5. 配布URLのベースを登録する
スプレッドシートで管理画面を開きます
［業務日報］→［管理画面を開く］を選びます。管理画面はスプレッドシートを開ける管理者だけが利用できます。
/exec URLを保存します
管理画面上部の「配布URLのベース」に、先ほどコピーしたURLを貼り付けて保存します。Workspace固有の /a/会社ドメイン/ が付いたURLは、コード側で汎用形式へ正規化されます。
6. PJと利用者を登録する
PJを登録します
管理画面の「PJ」タブでPJコード、PJ名、有効状態、備考を登録します。PJコードは過去の日報から参照されるため、登録後は変更しません。
利用者を登録します
「ユーザー」タブで氏名、メール、PIN、有効状態を設定して保存します。メールは任意ですが、入力するとPDFに印字されます。
個人用URLとPINを渡します
利用者ごとに異なるURLが発行されます。PINを設定した場合は、URLとは別の連絡手段で伝える運用を推奨します。
7. 本番配布前に動作確認する
- テストユーザーの個人用URLをシークレットウィンドウで開ける。
- PIN入力後に読み込み表示が出て、当日の日報が開く。
- 保存して再読み込みすると内容が残る。
- 明日の重点が指定先へ転記され、既存の重点を上書きしない。
- PDF出力とDriveフォルダへの提出ができる。
- ユーザーを無効化すると、そのURLが即時に使えなくなる。
- 管理画面の月次サマリーを表示できる。
8. コードを更新するとき
3ファイルを新しい版へ差し替えます
変更履歴を確認し、Code.gs、index.html、admin.htmlを更新します。指定がある場合は初期セットアップも再実行します。
新しいバージョンとして再デプロイします
［デプロイ］→［デプロイを管理］で既存のウェブアプリを編集し、新しいバージョンを選んでデプロイします。コードを保存しただけでは、利用者用の /exec URLへ反映されません。