ADMIN GUIDE

管理者向け 運用ガイド

設置後のユーザー・PJ管理、個人用URLの配布、提出状況と月次サマリーの確認、コード更新、安全な運用方法を説明します。初回設置はセットアップ手順から開始してください。

管理画面の開き方

DBとなるスプレッドシートを管理者アカウントで開き、［業務日報］→［管理画面を開く］を選びます。管理画面はウェブアプリのURLからは配信されません。

スプレッドシートを利用者へ共有しないでください。管理画面をスプレッドシートのメニューだけに閉じ、全利用者のトークンやPINを一般利用者から分離するための重要な前提です。

配布URLのベース

  • Apps Scriptのデプロイ済み /exec URLを登録します。
  • /dev URLは編集権限者向けのテスト用なので登録しません。
  • Workspace固有の /a/ドメイン/ 付きURLは、保存時に汎用形式へ正規化されます。
  • URLを保存すると、既存ユーザーのURL列が現在のトークンを維持したまま再生成されます。

ユーザー管理

追加・更新

氏名は必須です。メールは任意で、入力するとPDFへ印字されます。PINは空欄にもできますが、外部利用者には設定を推奨します。

無効化

「有効」を外すと、そのユーザーの個人用URLは即時に利用できなくなります。過去の日報は削除されません。

URLコピー

ユーザーごとの個人用URLを本人へ渡します。PINを設定した場合は別経路で通知すると安全です。

トークン再発行

URL漏えいが疑われる場合に再発行します。古いURLは即時に無効になり、新しいURLを本人へ再配布します。

PJ管理

PJコードは日報の実績データが参照するキーです。登録後は変更しません。使わなくなったPJは削除やコード変更ではなく「有効」を外します。過去の日報に残る無効PJは、利用者画面で「コード（無効）」として保持されます。

月次サマリー

管理画面の「月次サマリー」タブで対象月を選び、集計を実行します。

項目内容
保存日数対象月に保存ログがある日付を重複除外して集計します。
提出済み日数対象月に提出ログがある日付を重複除外して集計します。
未提出日数保存された日付のうち、同じ日付の提出記録がない日数です。
実績入力日数・時間日報の実績開始・終了がそろった行から計算します。
時刻未完了開始または終了の片方だけが入力されている行数です。
PJ別時間実績行のPJコードごとに時間を合計します。
月次サマリーは正式な勤怠管理ではありません。休憩控除、残業・深夜・休日区分、承認、給与計算、法定帳簿要件には対応していません。

提出先フォルダ

提出先は利用者ごとの設定です。フォルダはアプリ所有者の権限で開かれ、作成されるPDFもアプリ所有者の所有物になります。組織や担当者ごとに提出先を分ける場合は、利用者へ設定するフォルダURLを案内してください。

ログの見方

「ログ」シートには、開く、保存、提出、PDF出力、提出先設定などの記録が残ります。トークン認証は強い本人確認ではないため、ログは事後確認用として扱います。

コードを更新するとき

  1. 公開サイトの版と変更内容を確認します。
  2. Apps Scriptの3ファイルを差し替えて保存します。
  3. 必要と案内されている場合は［初期セットアップを実行］を再実行します。
  4. ［デプロイ］→［デプロイを管理］から新しいバージョンとして再デプロイします。
  5. テストユーザーで保存、PDF、提出、管理画面を確認します。

安全な運用のチェックリスト

  • スプレッドシートを一般利用者へ共有していない。
  • 個人用URLを公開サイト、共有掲示板、公開チャットへ貼っていない。
  • PIN付きユーザーにはURLとPINを別経路で渡している。
  • 退職者・利用終了者を速やかに無効化している。
  • URL漏えいが疑われる場合はトークンを再発行している。
  • 管理者アカウントの多要素認証と復旧手段を整えている。
  • 月次サマリーを勤怠・給与の正式記録として扱っていない。

操作方法をあとから見る

スプレッドシートの［業務日報］→［管理画面を開く］→「使い方」タブで、設置後の要点をいつでも確認できます。詳しい初期導入はこのサイトの導入手順を参照します。